Last Updated: 19/11/2024

1. Algemeen

HATCH GROUP, een besloten vennootschap handelend onder de naam “KOFFIEKLETS”, gevestigd te 3001 LEUVEN, Interleuvenlaan 15 bus A, en ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0695.418.239 (hierna: “KOFFIEKLETS”, “wij”, “we”, “onze”) zal uwpersoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de vigerende privacywetgeving waaronder begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (hierna: “AVG”) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

KOFFIEKLETS vindt de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer belangrijk. Met deze privacyverklaring (hierna: “Privacyverklaring”) wil KOFFIEKLETS u zo goed mogelijk informeren over welke persoonsgegevens ze verwerkt, voor welk doel ze deze verwerkt, hoe lang de persoonsgegevens worden bewaard, hoe ze worden beveiligd en hoe u uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen.

Gelieve deze Privacyverklaring grondig te willen nalezen zodat u op de hoogte bent over hoe KOFFIEKLETS uw persoonsgegevens verwerkt. Als u vragen heeft over deze Privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen via onze contactgegevens die u op het einde van deze Privacyverklaring terugvindt.

2. Verwerking van persoonsgegevens

Onder “persoonsgegevens” wordt alle informatie verstaan die gebruikt kan worden om een natuurlijke persoon direct of indirect te identificeren, zoals een naam, identificatienummer, geboorteplaats en -datum, … Het begrip “verwerking” omvat elke behandeling van persoonsgegevens en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, archiveren, wissen en vernietigen van persoonsgegevens.

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel de persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:

Registratie als gebruiker van de applicatie van KOFFIEKLETS (hierna: “Applicatie”): Om het mogelijk te maken voor gebruikers anoniem of met een profiel deel te nemen aan gesprekken over diverse onderwerpen in de Applicatie, kan KOFFIEKLETS persoonsgegevens verwerken op grond van uw toestemming. We kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voornaam en achternaam (facultatief);

• E-mailadres;

• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt via de Applicatie.

Indien u niet langer wenst dat uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming te allen tijde, kosteloos en zonder opgave van enige reden in te trekken door uw profiel te verwijderen.

Nieuwsbrief: Wij kunnen onderstaande persoonsgegevens verwerken om u te informeren over updates, nieuws en de officiële lancering van de Applicatie, kan KOFFIEKLETS jouw persoonsgegevens verwerken op grond van jouw expliciete toestemming of ons gerechtvaardigd belang:

• E-mailadres.

Indien u niet langer wenst dat uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming te allen tijde, kosteloos en zonder opgave van enige reden in te trekken.

In het geval u geen expliciete toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van een nieuwsbrief, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor direct marketing-doeleinden op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Dit gerechtvaardigd belang bestaat erin u als klant op de hoogte te houden van onze (nieuwe) producten, diensten en aanbiedingen. In dit geval wegen onze belangen zwaarder door dan uw recht op privacy. U kan steeds bijkomende toelichting verkrijgen over dit gerechtvaardigd belang.

Donaties: Om donaties aan het initiatief te kunnen verwerken en de opbrengst (na aftrek van de kosten van KOFFIEKLETS) door te storten naar De Warmste Week, kunnen onderstaande persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst:

• Voornaam en achternaam (facultatief);

• E-mailadres;

• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt via de Applicatie.

Aanmelding als partner: Om u te kunnen registreren als partner van het initiatief van KOFFIEKLETS, kunnen onderstaande persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst,:

• Voornaam en achternaam;

• Professionele gegevens (functie, opleiding);

• E-mailadres;

• Mobiele telefoonnummer;

• Betalingsgegevens;

• Adres;

• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt via de aanmelding. De juridische grondslag waarop KOFFIEKLETS zich beroept is telkenmale aangegeven bij de verwerkingsactiviteit en wordt onderlijnd.

3. Bewaarbeleid

KOFFIEKLETS zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan wettelijk is toegelaten en dan noodzakelijk is voor de doeleinden vermeld in deze Privacyverklaring.

Voor persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt, geldt volgend bewaarbeleid:

• Registratie app: Tot stopzetting van het initiatief of na verzoek tot verwijdering profiel;

• Nieuwsbrief: Tot 2 jaar na registratie of tot intrekking toestemming;

• Donaties: Na verwerking donatie, financiële gegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk vereist (7 jaar voor fiscale doeleinden);

• Partnerschap: Tot beëindiging van het partnerschap of stopzetting van het initiatief, financiële gegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk vereist (7 jaar voor fiscale doeleinden).

Na afloop van de hierboven omschreven termijnen zal KOFFIEKLETS uw persoonsgegevens anonimiseren of verwijderen.

4. Beveiliging van uw persoonsgegevens

KOFFIEKLETS neemt de passende en nodige organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zowel KOFFIEKLETS als de dienstverleners die namens haar persoonsgegevens verwerken maken gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en -maatregelen om uw gegevens op gepaste wijze te beveiligen. Deze technologieën en -maatregelen worden op geregelde tijdstippen getest en bijgesteld indien nodig.

5. (Internationale) doorgifte van persoonsgegevens

Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens, beschermen wij uw gegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving. Indien KOFFIEKLETS in beperkte mate beroep doet op verwerkers (bv. ICT-diensten of marketing-diensten) die persoonsgegevens buiten de Europees Economische Ruimte verwerken, zal de doorgifte buiten de Europees Economische Ruimte steeds conform de bepalingen van de AVG gebeuren.

6. Uw rechten

De AVG ken u een aantal rechten toe met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.

U kan ons steeds contacteren voor de uitoefening van volgende rechten (op voorwaarde dat u dit op een redelijke manier doet en binnen de wettelijke grenzen):

• U heeft een recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe na te gaan welke van uw persoonsgegevens wij verwerken.

• U heeft een recht op verbetering van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen.

• U heeft een recht op verwijdering van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe persoonsgegevens die wij verwerken, definitief te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht en mogen in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens niet wissen – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet. Indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om een lopende overeenkomst verder uit te voeren, zullen uw gegevens pas verwijderd worden na afloop van de tienjarige verjaringstermijn voor contractuele aansprakelijkheid.

• U heeft een recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe om ons het gebruik van uw persoonsgegevens te bevriezen, waarbij alle verwerkingsactiviteiten (behoudens opslag) dienen te worden stopgezet.

• U heeft een recht van bezwaar. Dit laat u toe u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

• U heeft het recht steeds uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw toestemming.

• U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het verwerken van je persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.

• U heeft een recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laat u toe uw persoonsgegevens op een gebruiksvriendelijke manier te verplaatsen van de ene IT-omgeving naar een andere. KOFFIEKLETS verbindt zich ertoe om binnen een termijn van één maand een gemotiveerd antwoord op uw verzoek te voorzien. Afhankelijk van de complexiteit van het/de verzoek(en) en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met twee maanden worden verlengd. Verder behoudt KOFFIEKLETS zich desgevallend het recht een redelijke vergoeding aan te rekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het inwilligen van het/de verzoek(en) gepaard gaat/ gaan.

Indien u niet akkoord gaat met de wijze waarop KOFFIEKLETS uw persoonsgegevens verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) via contact@apd-gba.be of via onderstaande contactgegevens:

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35

7. Contactgegevens

KOFFIEKLETS beschikt over een gegevensbeschermingscontactpunt die al uw vragen of verzoeken behandelt gerelateerd aan deze privacyverklaring of (de verwerking van) uw persoonsgegevens. Voor vragen, verzoeken, klachten, of om uw rechten uit te oefenen zoals beschreven in deze privacyverklaring, kan u contact met ons opnemen via info@koffieklets.be of via onderstaande contactgegevens:

Interleuvenlaan 15A, 3001 Leuven
Tel: +32 471 07 74 16

8. Wijzigingen aan onze Privacyverklaring

Wij behouden te allen tijde het recht onze Privacyverklaring te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als de nieuwe Privacyverklaring gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.